1. Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gem. Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die

[FIRMA]
[ADRESSE]

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
[DSB-NAME]
[DSB-ADRESSE]
[DSB-E-MAIL]
[DSB-TELEFON]

2. Datenverarbeitung beim Betrieb der Webseite

2.1. Webhosting

Unsere Webseiten werden auf Servern von [HOSTING-ANBIETER] gehostet. Beim Aufruf unserer Webseiten werden automatisch Informationen erhoben, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Diese werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert.

2.2. Nutzungsdaten und Server-Logfiles

Folgende Daten werden während einer laufenden Verbindung aufgezeichnet:

• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Name der angeforderten Datei
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus
• Verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
• (Vollständige) IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Übertragene Datenmenge

Die aufgelisteten Daten erheben wir, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website und eine technisch fehlerfreie Bereitstellung unserer Dienste zu gewährleisten.

3. Datenschutzinformationen für Kunden und Vertragspartner

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, sofern diese für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung in Zusammenhang stehen.

Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig.

4. Datenschutzinformationen für die VoicePilot Software

Unsere Software wird im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an eigenverantwortliche Verwender zur Verfügung gestellt. Soweit diese unsere Software einsetzen, um darin Daten ihrer Kunden, ihrer Projektpartner sowie ihrer Beschäftigten zu verarbeiten, sind wir als Ihr Dienstleister streng weisungsgebundener Auftragsverarbeiter.

Von den Verwendern werden in unserer Software regelmäßig personenbezogene Daten folgender Personengruppen verarbeitet und genutzt:

• Kunden- und Interessentendaten (z. B. Adressdaten, Vertragsdaten)
• Personaldaten zur Verwaltung von Mitarbeitern
• Daten von Geschäftspartnern
• Anrufdaten und Gesprächstranskriptionen

Zu den regelmäßig in der Software verarbeiteten Datenarten gehören:

• Zugangsdaten zur Software (E-Mail-Adresse und verschlüsseltes Passwort)
• IP-Adresse, von der auf die Software zugegriffen wurde
• Daten der eingesetzten Endgeräte
• Namen und Adressdaten von Kunden und Kontakten
• Anrufinhalte, Transkriptionen und KI-Zusammenfassungen
• Meta- und Inhaltsdaten aus der Kommunikation
• Projekt- und Arbeitszeitdaten
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten

5. Cookies und ähnliche Techniken

Wir verwenden auf dieser Webseite Dienste, die Cookies und ähnliche Techniken einsetzen, um Daten im Browser Ihres Endgerätes zu speichern und bereits gespeicherte Daten auszulesen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert und ausgelesen werden können.

Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die wieder gelöscht werden, sobald Sie Ihren Browser schließen, und permanenten Cookies, die über die einzelne Sitzung hinaus für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Analyse-Tools kommen nur in anonymisierter Form zum Einsatz.

6. Empfänger und Drittanbieter

Im Rahmen der Bereitstellung unserer Dienste können Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und Infrastrukturanbieter (zertifizierte deutsche Rechenzentren)
• Zahlungsdienstleister (zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs)
• KI-Dienstleister (zur Verarbeitung von Sprache und Text)
• Externer Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Auf eine weitere Datenverarbeitung durch Drittanbieter haben wir grundsätzlich keinen Einfluss. Im Rahmen der Datenverarbeitung arbeiten wir auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO.

7. Datenverarbeitung in Drittstaaten

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann beim Einsatz bestimmter Dienste auch in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) in Drittstaaten, insbesondere in den USA, erfolgen.

Zur Absicherung eines angemessenen Datenschutzniveaus bei der Übermittlung Ihrer Daten in den Drittstaat werden Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgeschlossen. Sie verpflichten den Empfänger der Daten, diese entsprechend dem europäischen Schutzniveau zu verarbeiten.

8. Speicherdauer

Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung betragen zwei bis zehn Jahre.

Nach Vertragsbeendigung werden Daten gelöscht, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage besteht.

9. Ihre Rechte

Im Folgenden finden Sie Informationen dazu, welche Betroffenenrechte das geltende Datenschutzrecht Ihnen gewährt:

• Das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Das Recht, gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen.
• Das Recht, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Das Recht, gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Das Recht, gemäß Art. 20 DSGVO die erhobenen Daten in einem gängigen Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit).
• Das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
• Das Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
• Das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an [E-MAIL].